Überstunden korrekt abrechnen: Was Arbeitgeber wissen müssen

Überstunden sind in fast jedem Betrieb Alltag und in fast jeder Lohnprüfung ein Thema. Nicht, weil die Regeln kompliziert wären, sondern weil sie oft nirgends aufgeschrieben sind: Wer darf Überstunden anordnen, wie werden sie erfasst, werden sie bezahlt oder abgefeiert, mit welchem Zuschlag. Dieser Beitrag ordnet die Regeln, die für Arbeitgeber gelten, und zeigt, wo in der Abrechnung die typischen Fehler entstehen.

Überstunden, Mehrarbeit, Plusstunden: die Begriffe

Überstunden sind Arbeitsstunden über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Wer 30 Stunden vereinbart hat und 34 arbeitet, leistet vier Überstunden.

Mehrarbeit meint im Arbeitszeitgesetz die Stunden über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus: acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden bei Ausgleich innerhalb von sechs Monaten. Diese Grenze gilt unabhängig vom Vertrag und darf auch mit Einverständnis des Beschäftigten nicht überschritten werden.

Plusstunden auf einem Arbeitszeitkonto sind Überstunden, die nicht sofort bezahlt, sondern gesammelt und später ausgeglichen werden.

Im Alltag werden die Begriffe vermischt. Für die Abrechnung ist die Unterscheidung wichtig: Überstunden sind eine Frage der Vergütung, Mehrarbeit eine Frage des Arbeitsschutzes mit Bußgeldrisiko.

Wann Überstunden bezahlt werden müssen

Ein Beschäftigter muss Überstunden grundsätzlich nur leisten, wenn Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag das vorsehen, oder in echten Notfällen. Geleistete Überstunden müssen vergütet werden, wenn der Arbeitgeber sie angeordnet hat, sie nachträglich gebilligt hat oder sie geduldet hat, also davon wusste und nichts dagegen unternommen hat. Das Bürgerliche Gesetzbuch stellt dafür die Regel auf, dass eine Vergütung als vereinbart gilt, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist.

Eine Ausnahme hat das Bundesarbeitsgericht für sehr hohe Gehälter gemacht: Liegt das Gehalt über der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (BAG, Urteil vom 22.02.2012, 5 AZR 765/10), fehlt in der Regel die Erwartung, dass jede Stunde zusätzlich bezahlt wird. Für den ganz überwiegenden Teil der Beschäftigten gilt das nicht.

Streit entsteht meist nicht über die Regel, sondern über den Nachweis. Im Prozess muss der Beschäftigte darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und dass der Arbeitgeber die Stunden veranlasst oder geduldet hat. Ein Arbeitgeber, der die Zeiten nicht erfasst hat, kann dem wenig entgegensetzen. Deshalb gehört zu jeder Überstundenregel ein Zeitnachweis, den beide Seiten kennen.

Pauschalklauseln im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge enthalten den Satz „Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten“. Das Bundesarbeitsgericht hält solche Klauseln für unwirksam, weil der Beschäftigte nicht erkennen kann, was auf ihn zukommt. Die Folge: Die Klausel fällt weg, und die Überstunden müssen vollständig bezahlt werden.

Wirksam ist eine Pauschale, wenn sie klar begrenzt ist, zum Beispiel: „Mit dem Gehalt sind bis zu zehn Überstunden im Monat abgegolten.“ Ob eine solche Klausel im Einzelfall angemessen ist, hängt von Gehalt und Stundenzahl ab. Prüfen Sie Ihre Verträge und lassen Sie unwirksame Klauseln anpassen, bevor der erste Streit entsteht. Der Mindestlohn muss dabei immer eingehalten sein: Gehalt geteilt durch alle tatsächlich geleisteten Stunden, einschließlich der pauschal abgegoltenen, darf 13,90 € nicht unterschreiten.

Auszahlen oder abfeiern

Ob Überstunden ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden, muss vereinbart sein. Ohne Regelung gilt: Bezahlung. Ein Arbeitszeitkonto ist für beide Seiten die praktischste Lösung, braucht aber klare Regeln: Wer bucht ein, wie werden Plus- und Minusstunden begrenzt, bis wann wird ausgeglichen, was passiert beim Austritt. Nicht ausgeglichene Plusstunden sind beim Ausscheiden auszuzahlen.

Für Beschäftigte, deren Stundenlohn im Bereich des Mindestlohns liegt, macht das Mindestlohngesetz Vorgaben: Auf ein Arbeitszeitkonto gestellte Stunden müssen innerhalb von zwölf Monaten ausgeglichen oder bezahlt werden, und monatlich dürfen höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit eingestellt werden. Ohne Arbeitszeitkonto ist der Mindestlohn für jede Stunde spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Steuer und Sozialversicherung

Die Vergütung für Überstunden ist laufender Arbeitslohn: voll lohnsteuerpflichtig und beitragspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Das gilt auch für den Überstundenzuschlag. Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Zuschläge „steuerfrei“ seien. Steuerfrei sind nur Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, und zwar innerhalb der Grenzen des § 3b EStG: für Nachtarbeit bis 25 Prozent des Grundlohns (zwischen 0 und 4 Uhr bis 40 Prozent), für Sonntagsarbeit bis 50 Prozent, für Feiertagsarbeit bis 125 Prozent, an Weihnachten und am 1. Mai bis 150 Prozent. Der Grundlohn wird dabei für die Steuer mit höchstens 50 Euro je Stunde angesetzt, für die Sozialversicherung mit höchstens 25 Euro.

Fällt eine Überstunde in die Nacht oder auf einen Sonntag, ist also nur der Zuschlag für die Nacht oder den Sonntag steuerfrei, nicht der Zuschlag dafür, dass es eine Überstunde ist. In der Abrechnung müssen beide Zuschläge getrennt ausgewiesen werden, sonst wird bei der nächsten Lohnsteuerprüfung nachversteuert.

Minijob: Überstunden und die Grenze

Beim Minijob zählen alle Stunden. Wer bei 13,90 € Stundenlohn regelmäßig über 603 € im Monat kommt, ist kein Minijobber mehr, sondern sozialversicherungspflichtig beschäftigt, und zwar ab dem Zeitpunkt, ab dem das absehbar war. Erlaubt ist ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten, etwa bei Krankheitsvertretung, in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres und jeweils bis zum Doppelten der Grenze. Geplante Überstunden fallen nicht darunter. Wer Minijobber regelmäßig mehr arbeiten lassen möchte, sollte die Stundenzahl im Vertrag anpassen oder auf einen Midijob umstellen.

Was wir in der Abrechnung prüfen

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an uns abgeben, prüfen wir Überstunden vor jeder Abrechnung auf drei Dinge: Passen die gemeldeten Stunden zum Zeitnachweis, sind Zuschläge richtig getrennt und steuerlich richtig behandelt, und bleiben Minijobber unter der Grenze. Bei Arbeitszeitkonten führen wir die Salden mit und erinnern rechtzeitig an den Ausgleich. Auffälligkeiten klären wir mit Ihnen, bevor etwas rausgeht.

Grundlage dafür ist eine Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Dauer festhält. Was dabei heute Pflicht ist, lesen Sie im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung. Wie die laufende Lohnabrechnung bei uns abläuft, steht auf der Seite Lohn- und Gehaltsabrechnung.