Liquiditätsplanung mit der Buchhaltung: Vom Kontostand zur Vorschau

Viele Unternehmen, die aufgeben müssen, waren nicht unrentabel. Ihnen ging das Geld aus, bevor der Gewinn auf dem Konto ankam. Eine Liquiditätsplanung verhindert genau das: Sie zeigt Wochen im Voraus, wann es eng wird, und gibt Ihnen Zeit zu handeln. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie aus Ihrer laufenden Buchhaltung eine einfache Vorschau bauen, welche Termine Sie kennen sollten und wo die typischen Lücken entstehen.

Gewinn ist nicht gleich Geld

Die BWA zeigt, ob Ihr Unternehmen verdient. Sie arbeitet mit Erträgen und Aufwendungen: Eine ausgestellte Rechnung ist Umsatz, auch wenn der Kunde erst in sechs Wochen zahlt. Die Liquiditätsplanung dagegen fragt nur, wann Geld auf dem Konto eingeht und wann es abfließt.

Zwischen beiden Sichten liegen typische Unterschiede: offene Forderungen, die noch nicht bezahlt sind, Umsatzsteuer, die Sie vereinnahmen, aber abführen müssen, Tilgungen und Privatentnahmen, die in keiner BWA stehen, sowie Investitionen, die sofort bezahlt, aber über Jahre abgeschrieben werden. Mehr zur BWA lesen Sie in unserem Beitrag BWA richtig lesen.

Die festen Termine, die Ihr Konto belasten

Einige Zahlungen kommen jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt, und sie sind meist die größten. Wer diese Termine kennt, hat den Kern der Planung schon beisammen:

Die Termine für Lohnsteuer und Umsatzsteuer gelten bei monatlicher Anmeldung, dem Regelfall für Betriebe mit Beschäftigten und laufendem Umsatz. Wer wegen geringer Vorjahresbeträge vierteljährlich oder jährlich anmeldet, zahlt entsprechend nach Ablauf des Quartals oder Jahres (§ 41a Abs. 2 EStG, § 18 Abs. 2 UStG). Sozialversicherungsbeiträge, die sich erst nach dem Stichtag ergeben, etwa durch Überstunden, werden zum gleichen Termin im Folgemonat fällig.

Beachten Sie die Reihenfolge am Monatsende: Die Sozialversicherungsbeiträge sind im laufenden Monat fällig, also meist noch vor der Lohnzahlung selbst. Löhne, Sozialversicherung und kurz darauf Lohnsteuer und Umsatzsteuer fallen damit in ein Fenster von etwa zwei Wochen. In diesem Fenster zeigt sich, ob die Planung trägt.

So bauen Sie eine Vorschau über dreizehn Wochen

Für die meisten kleinen Unternehmen reicht eine rollierende Vorschau über dreizehn Wochen. Sie brauchen dafür keine Software, eine Tabelle genügt:

1. Startpunkt: der tatsächliche Kontostand aller Geschäftskonten am Montag.
2. Einzahlungen: offene Ausgangsrechnungen mit ihrem erwarteten Zahlungstermin, nicht mit dem Fälligkeitsdatum. Wer erfahrungsgemäß zwei Wochen später zahlt, wird zwei Wochen später eingeplant.
3. Feste Auszahlungen: Löhne, Sozialversicherung, Steuern, Miete, Leasing, Versicherungen, Kreditraten.
4. Variable Auszahlungen: offene Eingangsrechnungen nach Fälligkeit, dazu ein Erfahrungswert für laufenden Einkauf.
5. Ergebnis: Kontostand je Wochenende. Jede Woche, die unter Ihre Untergrenze fällt, ist ein Handlungsauftrag.

Jeden Montag fällt die vergangene Woche heraus und eine neue kommt hinten dazu. So bleibt der Blick immer ein Quartal nach vorn gerichtet.

Woher die Zahlen kommen

Die Vorschau ist nur so gut wie die Buchhaltung, aus der sie gespeist wird. Drei Voraussetzungen machen den Unterschied:

Offene Posten sind gepflegt. Jede Ausgangs- und Eingangsrechnung ist gebucht, jede Zahlung zugeordnet. Nur dann zeigt die Liste der offenen Posten, was wirklich noch kommt und was noch zu zahlen ist.

Die Bank ist abgestimmt. Der Kontostand in der Buchhaltung stimmt mit dem Konto überein, Daueraufträge und Lastschriften sind bekannt.

Belege kommen zeitnah. Eine Rechnung, die drei Wochen in der Schublade liegt, fehlt in der Vorschau genau dann, wenn sie fällig wird.

Typische Lücken und wie Sie sie früh erkennen

Bestimmte Situationen führen in fast jedem Betrieb zu Engpässen, und fast alle sind vorhersehbar:

• Jahreszahlungen: Versicherungen, Kammer- und Verbandsbeiträge, Kfz-Steuer. Sie stehen einmal im Jahr an und werden gern vergessen.
• Sonderzahlungen an Mitarbeitende: Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld erhöhen im Auszahlungsmonat nicht nur die Löhne, sondern auch Sozialversicherung und Lohnsteuer. Hinweise zur Abrechnung finden Sie in unserem Beitrag Weihnachtsgeld abrechnen.
• Steuernachzahlungen: Ein gutes Jahr führt zu einer Nachzahlung und gleichzeitig zu höheren Vorauszahlungen. Beides trifft oft im selben Quartal ein.
• Langsame Zahler: Im Geschäftsverkehr gerät ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Wer Forderungen erst nach Monaten anmahnt, finanziert seine Kunden.
• Wachstum: Neue Aufträge bedeuten zuerst Ausgaben für Material und Personal, das Geld kommt später. Gerade gute Phasen brauchen deshalb eine Planung.

Was PK NOFINA dazu beiträgt

Eine Vorschau steht und fällt mit aktuellen Zahlen. Wenn wir Ihre laufende Buchhaltung führen, sind Belege zeitnah gebucht, die Bank ist abgestimmt und die offenen Posten sind gepflegt. Aus dieser Grundlage können Sie oder Ihr Steuerberater die Vorschau jederzeit fortschreiben. Steuerliche Gestaltung, Anträge auf Stundung oder Anpassung von Vorauszahlungen sowie Fragen zur Finanzierung bleiben Sache Ihres Steuerberaters und Ihrer Bank. Wir arbeiten im Rahmen von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.