Werkstudenten und Praktikanten korrekt abrechnen: Grenzen, Pflichten, Fehlerquellen

Zwei Beschäftigungsformen, ein Fehlerbild: Werkstudenten werden wie Minijobber behandelt, Praktikanten bekommen den Mindestlohn, obwohl er gar nicht geschuldet wäre, oder umgekehrt nicht, obwohl er es wäre. Beides kostet, das eine in Form von Beitragsnachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung, das andere in Form von Nachforderungen der Praktikanten. Dieser Beitrag erklärt, wie die beiden Beschäftigungsformen sozialversicherungs- und mindestlohnrechtlich tatsächlich behandelt werden.

Werkstudent ist keine Frage des Verdienstes, sondern der Stunden

Anders als beim Minijob kommt es beim Werkstudentenprivileg nicht auf eine Verdienstgrenze an, sondern auf die Wochenarbeitszeit. Ordentlich Studierende, die neben ihrem Studium beschäftigt sind, bleiben in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, solange sie während der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeiten. Der Verdienst darf dabei über der Minijob-Grenze von 603 € liegen, das ist ausdrücklich zulässig und ändert nichts an der Befreiung. Rentenversicherungspflichtig bleibt ein Werkstudent trotzdem, hier gilt der übliche hälftige Beitrag.

In den vorlesungsfreien Zeiten darf ein Werkstudent grundsätzlich unbegrenzt arbeiten, ohne das Privileg zu verlieren. Diese Flexibilität ist der Grund, warum sich Werkstudentenverträge für Betriebe mit schwankendem Personalbedarf, etwa in Semesterferien, gut eignen.

Die 20-Stunden-Grenze und ihre Ausnahmen

Nicht jede Überschreitung der 20 Stunden ist schädlich. Arbeitet ein Studierender in einzelnen Wochen mehr, etwa weil ein Projekt ansteht, bleibt das Werkstudentenprivileg erhalten, solange es sich um Randzeiten handelt, also vor allem um Abend-, Nacht- oder Wochenendarbeit, und solange die Grenze insgesamt an nicht mehr als 26 Wochen im Zeitjahr überschritten wird. Wird diese Marke gerissen, entfällt die Versicherungsfreiheit, auch wenn ein Teil der Mehrarbeit in den ohnehin unbegrenzten Semesterferien lag. Die Versicherungspflicht beginnt dann mit der Beschäftigung oder Stundenerhöhung, die zur Überschreitung führt, spätestens ab dem Zeitpunkt, an dem das Überschreiten absehbar war. Die Sozialversicherungsträger beurteilen das vorausschauend.

Für die Praxis heißt das: Wer einen Werkstudenten dauerhaft mit mehr als 20 Wochenstunden beschäftigen möchte, sollte das nicht stillschweigend laufen lassen, sondern die Änderung mit der Krankenkasse klären, bevor eine Betriebsprüfung es tut.

Praktikanten: Pflicht, Orientierung, Studienbegleitung

Für die Frage, ob ein Praktikant Mindestlohn bekommt, kommt es auf die Art des Praktikums an:

• Pflichtpraktikum, das eine Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung vorschreibt, ist vom Mindestlohn ausgenommen, unabhängig von der Dauer.
• Orientierungspraktikum vor Beginn einer Berufsausbildung oder eines Studiums ist bis zu drei Monate ausgenommen.
• Studien- oder ausbildungsbegleitendes Praktikum, das nicht vorgeschrieben ist, ist ebenfalls nur bis zu drei Monate ausgenommen, und nur, wenn nicht bereits zuvor ein vergleichbares Praktikum bei demselben Ausbildenden absolviert wurde.

Außerhalb dieser drei Fälle gilt der Mindestlohn wie für jeden anderen Beschäftigten.

Mindestlohn im Praktikum: die Rückwirkungsfalle

Die praktisch größte Gefahr liegt in der Überschreitung der Drei-Monats-Grenze. Wird ein freiwilliges Praktikum verlängert und dauert es insgesamt länger als drei Monate, entfällt die Ausnahme nicht erst für die zusätzlichen Tage, sondern rückwirkend für das gesamte Praktikum. Der Mindestlohn ist dann ab dem ersten Tag nachzuzahlen. Wer ein Praktikum verlängert, sollte deshalb vorher prüfen, ob es sich noch um ein Pflichtpraktikum handelt oder ob die Zeitgrenze bereits erreicht ist.

Kurzfristige Beschäftigung als Alternative

Für Studierende, die nur für eine begrenzte Zeit aushelfen, etwa in den Semesterferien, kommt statt des Werkstudentenstatus auch eine kurzfristige Beschäftigung infrage. Sie ist unabhängig vom Verdienst in allen Zweigen der Sozialversicherung beitragsfrei, wenn sie im Kalenderjahr auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage befristet ist und nicht berufsmäßig ausgeübt wird, also nicht die hauptsächliche Erwerbsquelle darstellt. Mehrere aufeinanderfolgende kurzfristige Beschäftigungen bei verschiedenen oder demselben Arbeitgeber werden für die Zeitgrenze zusammengerechnet. Anders als der Werkstudentenstatus ist die kurzfristige Beschäftigung nicht an ein laufendes Studium gebunden, für einmalige Ferienjobs aber oft die einfachere Lösung.

Typische Fehler in der Abrechnung

In der Praxis entstehen die meisten Probleme an denselben Stellen: Ein Werkstudent wird über Monate mit mehr als 20 Stunden eingesetzt, ohne dass die Krankenkasse informiert wird. Ein freiwilliges Praktikum wird stillschweigend über die Drei-Monats-Grenze hinaus verlängert. Ein Studierender wird parallel bei zwei Arbeitgebern beschäftigt, wobei die Wochenstunden für die 20-Stunden-Grenze zusammengezählt werden müssen, was in der Praxis oft übersehen wird, weil keiner der Arbeitgeber vom anderen weiß. Und die Immatrikulationsbescheinigung wird nicht jedes Semester neu angefordert, obwohl das Werkstudentenprivileg an den Status als ordentlich Studierender gebunden ist. Dieser endet spätestens mit Ablauf des Monats, in dem das Prüfungsergebnis offiziell mitgeteilt wird, auch wenn die Exmatrikulation erst später erfolgt.

Was PK NOFINA dabei übernimmt

Wenn Sie Werkstudenten oder Praktikanten bei uns abrechnen lassen, prüfen wir bei jeder Einstellung, welcher Status vorliegt und welche Nachweise wir dafür brauchen, etwa die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung oder den Praktikumsvertrag mit der Studien- oder Ausbildungsordnung. Wir behalten die 20-Stunden-Grenze über das Jahr im Blick, weisen Sie auf ein nahendes Überschreiten der 26 Wochen hin und prüfen bei Praktika die Drei-Monats-Frist, bevor eine Verlängerung unterschrieben wird. So bleibt die Einordnung sauber, bevor eine Betriebsprüfung sie infrage stellt.