Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitgeber heute schon erfassen müssen und wie das praktikabel geht

Die Frage, ob Arbeitszeit erfasst werden muss, ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 beantwortet: ja. Offen ist nur noch, in welcher Form. Viele Betriebe warten auf das angekündigte Gesetz und tun bis dahin nichts. Das ist riskant, denn die Pflicht gilt bereits, und die Lohnabrechnung braucht die Daten ohnehin.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Das Gericht hat aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst wird. Es hat sich dabei auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 gestützt, nach dem die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Zeiterfassung verpflichten müssen.

Konkret bedeutet das: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer müssen erfasst werden, einschließlich Überstunden. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich dafür, dass sie stattfindet und dass er sie kontrollieren kann.

Was gesetzlich schon lange gilt

Unabhängig von diesem Beschluss bestehen Aufzeichnungspflichten, die in Prüfungen regelmäßig abgefragt werden:

• Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen muss aufgezeichnet werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Mindestlohngesetz: Für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, unter anderem Bau, Gastronomie, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau, Schausteller sowie Wach- und Sicherheitsdienste, sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
• Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können weitere Anforderungen enthalten, etwa zur Erfassung von Bereitschaftszeiten.

Diese Pflichten prüfen der Zoll bei Mindestlohnkontrollen und die Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung. Fehlende Aufzeichnungen führen dort nicht nur zu Bußgeldern, sondern zu Schätzungen: Kann der Arbeitgeber die Stunden nicht belegen, wird zu seinen Lasten geschätzt.

Was das kommende Gesetz regeln soll

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt; ein erster Entwurf aus dem Jahr 2023 war nicht verabschiedet worden. Nach Berichten über den Entwurf soll die Arbeitszeit künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Ausnahmen für kleine Betriebe. Es handelt sich um einen hausinternen Entwurf, einen Kabinettsbeschluss gibt es noch nicht, und Details können sich im Gesetzgebungsverfahren ändern. Welche Fassung zu welchem Zeitpunkt in Kraft tritt, sollten Sie vor einer größeren Investition prüfen. Für die Praxis ändert das wenig: Wer heute elektronisch erfasst, erfüllt jede denkbare künftige Anforderung.

Wie Sie es praktikabel umsetzen

Die Anforderungen sind kleiner, als sie klingen. Ein System muss drei Dinge leisten: Beginn, Ende und Dauer festhalten, für die Beschäftigten zugänglich sein und Auswertungen für Arbeitgeber und Prüfer ermöglichen.

Für Kleinbetriebe reicht ein Wochenstundenzettel, den der Beschäftigte führt und beide Seiten abzeichnen, oder eine Tabelle, die am Ende der Woche gespeichert wird. Entscheidend ist die zeitnahe Erfassung, nicht die Technik.

Für Betriebe mit Schichten, mehreren Standorten oder vielen Aushilfen lohnt sich eine digitale Zeiterfassung per App oder Terminal. Die Daten fließen direkt in die Lohnabrechnung, Zuschläge und Überstunden werden automatisch berechnet, und Prüfern können Sie Auswertungen auf Knopfdruck vorlegen.

In jedem Fall sollten Sie eine kurze schriftliche Regelung haben: Wer erfasst, wann, wie werden Pausen und Dienstgänge behandelt, wer prüft die Aufzeichnungen, wie werden Fehler korrigiert. Diese Regelung ist gleichzeitig Ihr Nachweis, dass ein System existiert.

Warum die Lohnabrechnung davon lebt

Jede Abrechnung beruht auf Stunden. Ohne verlässliche Erfassung sind Überstunden, Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge und die Einhaltung des Mindestlohns nicht belegbar. Bei Minijobbern entscheidet die Stundenzahl darüber, ob die Verdienstgrenze eingehalten wird. Bei einer Betriebsprüfung ist der Zeitnachweis das erste Dokument, das verlangt wird, und die Lohnabrechnung das zweite. Passen beide nicht zusammen, wird nachgerechnet.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an uns abgeben, übernehmen wir die Zeiten in dem Format, das Sie haben, ob Stundenzettel, Tabelle oder Export aus Ihrer Zeiterfassung. Wir prüfen sie auf Plausibilität, bevor abgerechnet wird, und sagen Ihnen, wenn etwas nicht zusammenpasst.