E-Rechnung: Was kleine Unternehmen bis 2028 tun müssen

Die E-Rechnung ist keine Formalie, sondern die größte Änderung in der Rechnungsstellung seit der Einführung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie kommt in Stufen, und die erste Stufe gilt schon: Seit 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Dieser Beitrag erklärt, was eine E-Rechnung ist, wer wann betroffen ist und wie Sie Ihre Buchhaltung darauf einstellen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: eine reine XML-Datei, für Menschen ohne Software nicht lesbar, für Programme perfekt. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung, trägt die strukturierten Daten aber im Inneren. Für den Mittelstand meist die praktischere Wahl.

Eine einfache PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument sind keine E-Rechnungen, sondern gelten als sonstige Rechnungen, genau wie Papier.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, also im Geschäft mit anderen Firmen, Selbstständigen und Vereinen mit unternehmerischer Tätigkeit. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Empfangen: was Sie heute schon brauchen

Die Empfangspflicht ist bewusst niedrigschwellig. Ein bestehendes E-Mail-Postfach genügt, damit Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung zustellen kann, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Sie dürfen den Empfang nicht verweigern und keine Papierrechnung verlangen.

Die Arbeit beginnt nach dem Empfang. Die Datei muss verarbeitet und aufbewahrt werden, und zwar die strukturierte Datei, nicht ein Ausdruck. Praktisch heißt das:

1. Ein festes Postfach für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de, das nicht in der allgemeinen Post untergeht.
2. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen und sichtbar machen kann. Die meisten Buchhaltungsprogramme und Belegportale können das inzwischen.
3. Ein Archiv, das die Originaldatei unverändert speichert, mit Nachweis, wann sie eingegangen ist. Das Ablegen im E-Mail-Postfach allein ist kein Archiv.

Ausstellen: der Fahrplan bis 2028

Auch wenn für kleine Unternehmen erst 1. Januar 2028 verpflichtend ist, lohnt der frühe Umstieg. Große Kunden und öffentliche Auftraggeber verlangen E-Rechnungen oft schon jetzt, und wer sie stellt, bekommt in der Regel schneller sein Geld, weil die Rechnung beim Empfänger automatisch verarbeitet wird.

• Schritt 1: Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann. Fast alle aktuellen Programme können es, oft muss die Funktion nur eingeschaltet werden.
• Schritt 2: Stammdaten vervollständigen. Die E-Rechnung verlangt Pflichtfelder wie die Leitweg-ID bei Behörden, vollständige Adressen, Steuernummern und eindeutige Rechnungsnummern. Fehlende Felder führen zur Ablehnung.
• Schritt 3: Mit einem Kunden testen. Verschicken Sie eine ZUGFeRD-Rechnung an einen Kunden, der sie verarbeiten kann, und lassen Sie sich bestätigen, dass sie ankommt.
• Schritt 4: Ablauf festlegen: Wer stellt Rechnungen, in welchem Format, wie werden Kopien archiviert.

Aufbewahrung nach GoBD

E-Rechnungen unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD. Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert, vollständig und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025), Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer verlangen, die Dateien elektronisch auszuwerten. Ein Ordner mit Ausdrucken erfüllt diese Anforderung nicht.

Ein Belegportal oder ein Dokumentenmanagementsystem, das Eingang, Speicherung und Unveränderbarkeit protokolliert, löst das Problem. Das gehört in Ihre Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet

Für Betriebe, die ihre Belege noch per Ordner oder Fotoapp übergeben, ist die E-Rechnung der richtige Anlass, auf digitale Belegübergabe umzustellen. Die strukturierten Daten können direkt gebucht werden, ohne Abtippen und ohne Erkennungsfehler. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote in der Buchhaltung.

Wenn wir Ihre laufende Buchhaltung führen, nehmen wir E-Rechnungen in jedem gängigen Format entgegen, buchen sie aus den strukturierten Daten und archivieren die Originaldateien GoBD-konform. Die umsatzsteuerliche Würdigung im Einzelfall und der Jahresabschluss bleiben Aufgabe Ihres Steuerberaters, dem wir die Buchhaltung mit vollständigen Belegen übergeben.