Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Was Sie zahlen müssen und was Ihnen die Krankenkasse erstattet

Ein kranker Mitarbeiter kostet einen kleinen Betrieb doppelt: Die Arbeit bleibt liegen, und das Gehalt läuft weiter. Der Gesetzgeber hat dafür einen Ausgleich geschaffen, den viele Arbeitgeber nur zur Hälfte nutzen. Sie zahlen die Umlage, beantragen die Erstattung aber nicht oder nicht für jeden Fall. Dieser Beitrag erklärt, was Sie schulden und was Sie zurückbekommen.

Wann Sie zahlen müssen

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht, wenn ein Arbeitnehmer durch Krankheit arbeitsunfähig wird, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, und das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht. Diese Wartezeit gilt für alle Beschäftigten, auch Minijobber und Auszubildende.

Die Fortzahlung läuft für sechs Wochen je Krankheitsfall. Danach übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld, bei Privatversicherten die private Krankentagegeldversicherung.

Ein Verschulden im Sinne des Gesetzes ist selten: Sportunfälle zählen nicht dazu, Trunkenheit am Steuer schon. Im Zweifel besteht der Anspruch.

Wie viel Sie zahlen

Maßgeblich ist das Entgeltausfallprinzip: Der Mitarbeiter erhält, was er ohne die Krankheit verdient hätte. Dazu gehören:

• das regelmäßige Gehalt oder der Stundenlohn für die ausgefallene Arbeitszeit
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, wenn die Schichten planmäßig angefallen wären
• Provisionen und leistungsabhängige Vergütung im Durchschnitt

Nicht dazu gehören Überstundenvergütungen und Zulagen, die Aufwendungen ersetzen, etwa Verpflegungsmehraufwand. Bei schwankender Arbeitszeit wird ein Referenzzeitraum herangezogen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist in der Regel der Durchschnitt der letzten zwölf Monate maßgeblich.

Fortsetzungserkrankung: die Sechs-Wochen-Falle

Die sechs Wochen gelten je Krankheit, nicht je Jahr. Fällt ein Mitarbeiter wegen derselben Grunderkrankung mehrfach aus, werden die Zeiten zusammengerechnet. Ein neuer Sechs-Wochen-Anspruch entsteht erst, wenn seit dem Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sechs Monate vergangen sind oder seit Beginn der ersten zwölf Monate.

Erkrankt der Mitarbeiter während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit an etwas anderem, verlängert sich der Anspruch nicht. Eine neue Krankheit nach vollständiger Genesung löst dagegen einen neuen Anspruch aus.

Sie erfahren die Diagnose nicht. Ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, prüft die Krankenkasse. Fragen Sie dort nach, sobald ein Mitarbeiter innerhalb weniger Monate wiederholt ausfällt. Die Kasse teilt Ihnen mit, ob Sie noch zahlen müssen.

Die Erstattung über die Umlage U1

Betriebe, die in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte haben, nehmen verpflichtend am Ausgleichsverfahren U1 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz teil. Bei der Zählung werden Teilzeitkräfte anteilig berücksichtigt, Auszubildende und Schwerbehinderte zählen nicht mit. Ob Sie teilnehmen, stellt die Krankenkasse jeweils zu Jahresbeginn fest.

So funktioniert es: Sie zahlen mit jeder Abrechnung einen Umlagebeitrag auf die Bruttolöhne, den Umlagesatz legt jede Krankenkasse fest. Im Gegenzug erstattet die Kasse Ihnen bei Krankheit einen Teil des fortgezahlten Entgelts. Die meisten Kassen bieten mehrere Umlagesätze mit unterschiedlichen Erstattungssätzen an, oft zwischen 40 und 80 Prozent. Ein höherer Erstattungssatz kostet einen höheren Umlagebeitrag. Welche Stufe sich lohnt, hängt vom Krankenstand Ihres Betriebs ab. Die Wahl gilt in der Regel für das Kalenderjahr und muss bei der Kasse angezeigt werden.

Die Erstattung wird nicht automatisch überwiesen. Für jeden Krankheitsfall stellen Sie einen elektronischen Antrag aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, mit Zeitraum und fortgezahltem Entgelt. Die Kasse verrechnet oder überweist. Anträge sind rückwirkend möglich, aber nicht unbegrenzt: Der Anspruch verjährt nach vier Jahren, und Kassen prüfen alte Anträge genau.

Die Umlage U2 für Mutterschutz

Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen alle Arbeitgeber am Verfahren U2 teil. Es erstattet den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft vollständig, einschließlich der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Auch hier gilt: Jeder Fall muss beantragt werden.

Was in der Praxis schiefgeht

Fehlende Anträge. Der häufigste Fehler. Wer die Lohnabrechnung selbst macht, vergisst den Antrag oder weiß nicht, dass er nötig ist.

Falscher Umlagesatz. Ein Betrieb mit hohem Krankenstand fährt mit dem höchsten Erstattungssatz besser, ein Betrieb mit jungem, gesundem Team mit dem niedrigsten. Prüfen Sie die Wahl jedes Jahr im Dezember.

Wartezeit übersehen. Wer in den ersten vier Wochen Entgelt fortzahlt, bekommt dafür keine Erstattung, weil kein gesetzlicher Anspruch bestand.

Fortsetzungserkrankung nicht geprüft. Wer über die sechs Wochen hinaus zahlt, zahlt freiwillig. Die Kasse erstattet das nicht.

So läuft es, wenn wir Ihre Lohnabrechnung führen

Jede Krankmeldung, die bei uns ankommt, löst drei Dinge aus: den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die korrekte Abrechnung der Entgeltfortzahlung und den Erstattungsantrag bei der Krankenkasse. Die Wahl des Umlagesatzes prüfen wir mit Ihnen einmal im Jahr anhand der tatsächlichen Krankheitstage. So bleibt kein Geld bei der Kasse liegen.