Die elektronische AU-Bescheinigung (eAU): Was Arbeitgeber im Betrieb wirklich tun müssen

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat den gelben Schein abgelöst, aber sie hat die Krankmeldung nicht abgeschafft. Genau hier entstehen im Betrieb die meisten Missverständnisse: Mitarbeiter glauben, mit dem Arztbesuch sei alles erledigt, Arbeitgeber warten auf eine Meldung, die nie kommt, und am Monatsende fehlt in der Lohnabrechnung die Grundlage für die Entgeltfortzahlung. Dieser Beitrag erklärt das Verfahren so, wie es im Alltag funktioniert.

Wer macht was: die drei Beteiligten

Der Mitarbeiter meldet sich wie bisher unverzüglich krank, am besten vor Arbeitsbeginn, mit der voraussichtlichen Dauer. Diese Pflicht steht unverändert in § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. Er geht rechtzeitig zum Arzt, spätestens an dem Tag, an dem nach Gesetz oder Arbeitsvertrag eine Bescheinigung fällig ist.

Die Arztpraxis stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten digital an die Krankenkasse des Patienten. Der Mitarbeiter bekommt einen Ausdruck für seine eigenen Unterlagen.

Sie als Arbeitgeber rufen die Bescheinigung bei der Krankenkasse ab, über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Sie erhalten Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Ausstellungsdatum, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung und den Hinweis, ob ein Arbeitsunfall vorliegt. Die Diagnose erhalten Sie nicht.

Wann der Abruf erlaubt ist

Der Abruf ist an zwei Bedingungen geknüpft. Erstens muss der Mitarbeiter Ihnen die Arbeitsunfähigkeit gemeldet haben. Ein regelmäßiger Abruf für die gesamte Belegschaft, um zu sehen, ob jemand krank ist, ist unzulässig und datenschutzrechtlich ein Verstoß. Zweitens muss der Zeitpunkt erreicht sein, ab dem eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen ist. Gesetzlich ist das der Fall, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; die Bescheinigung ist dann am darauffolgenden Arbeitstag fällig. Sie dürfen die Bescheinigung aber früher verlangen, auch ab dem ersten Tag, wenn Ihr Arbeitsvertrag oder eine betriebliche Regelung das vorsieht.

In der Praxis empfiehlt sich ein fester Ablauf: Krankmeldung wird im Betrieb erfasst, das Lohnbüro wird informiert, der Abruf erfolgt am Tag der Fälligkeit. Liegt bei der Kasse noch nichts vor, meldet die Kasse die Daten nach, wenn sie innerhalb einer begrenzten Frist nach Ihrer Anfrage eintreffen. Kommt danach nichts, fragen Sie beim Mitarbeiter nach und rufen erneut ab.

Wer nicht im Verfahren ist

Für einige Gruppen gibt es die eAU nicht, dort gilt weiterhin die Papierbescheinigung:

• privat krankenversicherte Beschäftigte
• Minijobber in Privathaushalten
• Beschäftigte, die im Ausland oder bei einem Privatarzt behandelt werden
• Bescheinigungen von Ärzten ohne Anbindung an die Telematikinfrastruktur, etwa in Ausnahmefällen bei technischen Störungen

Krankenhausaufenthalte, stationäre Rehabilitation und Vorsorgemaßnahmen laufen dagegen über das elektronische Verfahren, ebenso Folgebescheinigungen.

Für Kinderkrankentage gilt das Verfahren nicht. Hier braucht der Mitarbeiter weiterhin die ärztliche Bescheinigung über die Erkrankung des Kindes, und die Abwicklung läuft über das Kinderkrankengeld der Krankenkasse.

Der Ablauf im Betrieb, Schritt für Schritt

1. Krankmeldung erfassen: Wer hat wann gemeldet, voraussichtlich wie lange? Ein kurzer Vermerk mit Datum reicht, wichtig ist, dass er existiert.
2. Lohnbüro informieren: Ohne Meldung kein Abruf. Bei uns genügt eine kurze Nachricht mit Name und Beginn.
3. Abruf zum Fälligkeitstag: Erstbescheinigung, bei Verlängerung Folgebescheinigung.
4. Rückmeldung prüfen: Stimmen Beginn und Ende mit der Krankmeldung überein? Liegt ein Arbeitsunfall vor, ist zusätzlich die Berufsgenossenschaft zu informieren.
5. Entgeltfortzahlung abrechnen: Für sechs Wochen zahlen Sie das Gehalt weiter, danach übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld. Für kleine Betriebe läuft parallel die Erstattung über die Umlage U1.
6. Ablage: Die abgerufenen Daten gehören in die Personalakte, mit Zugriffsbeschränkung, denn es sind Gesundheitsdaten.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Kein Abruf, weil die Meldung nur mündlich kam. Legen Sie fest, wer Krankmeldungen entgegennimmt und wie sie dokumentiert werden, zum Beispiel eine Sammeladresse oder ein Feld in der Zeiterfassung.

Zu früher Abruf. Wer vor der Fälligkeit abruft, bekommt oft nichts zurück und wertet das als fehlende Bescheinigung. Warten Sie den Fälligkeitstag ab.

Falsche Krankenkasse hinterlegt. Der Abruf geht an die Kasse aus den Stammdaten. Kassenwechsel, die nicht gemeldet wurden, führen ins Leere. Ein Grund mehr, Stammdaten jährlich zu prüfen.

Papierschein trotz eAU verlangt. Der Mitarbeiter hat nur seinen Ausdruck. Verlangen Sie keine Bescheinigung, die es nicht mehr gibt, sondern nutzen Sie den Abruf.

Was das für Sie bedeutet

Die eAU macht die Krankmeldung nicht einfacher, sie verschiebt nur die Arbeit vom Mitarbeiter zum Arbeitgeber. Wer die Abrufe in seiner Lohnabrechnung sauber abbildet, hat am Monatsende vollständige Daten für Entgeltfortzahlung und Umlageerstattung. Wer sie vergisst, zahlt Gehalt ohne Grundlage und verschenkt Erstattungen. Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an uns abgeben, übernehmen wir den Abruf und die Nachverfolgung. Sie geben nur die Krankmeldung weiter.