Digitale Lohnabrechnung: Was sich ändert, wenn der Briefumschlag verschwindet

Die Lohnabrechnung im Briefumschlag ist eine der letzten Papierinseln in vielen Betrieben. Sie hält sich hartnäckig, weil sie funktioniert und weil Unsicherheit besteht, ob digital überhaupt erlaubt ist. Sie ist erlaubt, und sie spart mehr als Porto. Dieser Beitrag erklärt, was rechtlich gilt, worauf es beim Datenschutz ankommt und wie die Umstellung im Alltag abläuft.

Was das Gesetz verlangt

Nach der Gewerbeordnung muss dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilt werden. Textform bedeutet: lesbar, mit Angabe des Ausstellers, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine PDF-Datei in einem Portal erfüllt das, ein Papierausdruck ebenso.

Zwei Punkte sind entscheidend, und an ihnen scheitern schlecht gemachte Umstellungen:

Zugänglichkeit. Die Abrechnung muss die Mitarbeitenden tatsächlich erreichen. Ein Portal, für das jemand kein Gerät, keinen Zugang oder keine Kenntnisse hat, erfüllt das nicht. In Betrieben mit gewerblichen Beschäftigten ohne Firmen-E-Mail ist das der häufigste Stolperstein.

Dauerhafte Speicherbarkeit. Die Datei muss herunterladbar und speicherbar sein. Eine reine Bildschirmanzeige ohne Download reicht nicht.

Daraus folgt die Praxisregel: digital als Standard, Papier als Ausnahme für die, die es brauchen. Das sind meist wenige, und für die lohnt sich der Umschlag weiterhin.

Zustimmung, Betriebsrat und Information

Das Bundesarbeitsgericht hat am 28.01.2025 (9 AZR 48/24) klargestellt: Die Abrechnung ist eine Holschuld. Stellt der Arbeitgeber sie in einem passwortgeschützten digitalen Postfach bereit, erfüllt er seine Pflicht aus der Gewerbeordnung, eine Einwilligung der Beschäftigten ist nicht erforderlich. Voraussetzung bleibt, dass alle tatsächlich zugreifen können. Wer privat kein Gerät oder keinen Internetzugang hat, muss im Betrieb Zugang erhalten oder die Abrechnung ausgedruckt bekommen.

Besteht ein Betriebsrat, hat er bei der Einführung eines solchen Systems mitzubestimmen, üblich ist eine Betriebsvereinbarung. Auch ohne Zustimmungspflicht lohnt sich eine rechtzeitige Ankündigung. Nehmen Sie in das Informationsschreiben auf: wo die Abrechnung liegt, wie der Zugang funktioniert, wie lange sie abrufbar ist und an wen man sich bei Problemen wendet. Diese vier Sätze ersparen später viele Rückfragen.

Datenschutz: Entgeltdaten sind kein Newsletter

Eine Entgeltabrechnung enthält Namen, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Verdienst, Kirchensteuermerkmal, oft Angaben zu Pfändungen oder Krankengeldzuschüssen. Das sind Beschäftigtendaten mit hohem Schutzbedarf. Vier Regeln:

1. Persönlicher Zugang statt Sammelpostfach. Jede Person bekommt ein eigenes Konto. Eine gemeinsame Mailadresse im Betrieb ist keine zulässige Zustellung.
2. Verschlüsselte Übertragung. Der Zugang läuft über eine gesicherte Verbindung, idealerweise mit zweitem Faktor.
3. Keine ungeschützten Anhänge. Wenn es doch E-Mail sein muss, dann verschlüsselt, mit Kennwort über einen anderen Kanal.
4. Zugriffe protokollieren und begrenzen. Im Betrieb sollten nur die Personen Zugriff haben, die ihn für die Personalarbeit brauchen.

Wenn ein externes Lohnbüro das Portal stellt, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu. Er regelt, wer die Daten wie verarbeitet und was bei einer Panne passiert.

Der eigentliche Gewinn: der Rückkanal

Papier zu sparen ist nett. Der spürbare Gewinn liegt in der anderen Richtung. Wenn Abrechnungen digital bereitgestellt werden, liegt der Weg für alles andere ohnehin schon da:

• Stundenzettel und Zeiterfassungsdaten laufen direkt ins Lohnbüro, statt als Foto im Messenger zu landen.
• Krankmeldungen werden erfasst und lösen den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus.
• Stammdatenänderungen wie Bankverbindung, Adresse oder Steuerklasse kommen dort an, wo sie gebraucht werden, mit Nachweis, wann sie gemeldet wurden.
• Bescheinigungen für Bank, Elterngeldstelle oder Behörden können abgerufen werden, ohne dass jemand im Ordner sucht.

Genau hier entsteht die Zeitersparnis, die eine Umstellung trägt. Wer nur den Umschlag durch eine E-Mail ersetzt, hat den kleineren Teil des Nutzens.

So läuft die Umstellung ab

1. Bestandsaufnahme. Wer hat einen digitalen Zugang, wer nicht? Gibt es einen Betriebsrat? Welche Geräte stehen im Betrieb zur Verfügung, etwa ein Terminal in der Werkstatt?
2. Entscheidung über den Weg. Portal des Lohnbüros, eigenes Personalsystem oder eine Kombination.
3. Information. Kurzes Schreiben an alle, Zugang erklären, Ansprechpartner benennen, bei Betriebsrat die Betriebsvereinbarung abschließen.
4. Testmonat. Eine Abrechnung parallel digital und auf Papier. So fällt auf, wer keinen Zugang hat, bevor es ernst wird.
5. Umstellung. Ab dem Folgemonat digital, Papier nur noch für die benannten Ausnahmen.
6. Nachlauf. Nach drei Monaten prüfen: Kommen alle rein? Werden die Abrechnungen tatsächlich abgerufen? Wo hakt es?

Rechnen Sie für die Einführung mit vier bis sechs Wochen, davon der größte Teil für Information und Zugänge, nicht für Technik.

Was wir dabei übernehmen

Wenn wir Ihre Lohnabrechnung führen, stellen wir die Abrechnungen im Portal bereit, richten die Zugänge ein und nehmen Stunden, Krankmeldungen und Änderungen auf demselben Weg entgegen. Für Beschäftigte ohne digitalen Zugang bleibt der Papierweg bestehen, so lange er gebraucht wird. Ein Muster für das Informationsschreiben geben wir Ihnen an die Hand, damit die Umstellung nicht an einem fehlenden Schreiben hängt.